昨年１１月に唐突に社名変更を行った。
諸々の手続きをこなし、業務に支障が出ないようになった・・・かに見えた。
ところが、
総務で利用している市販業務ソフト（P**会計）の方から電話があった。
「年間サポート契約を更新していただけますか？」という定例の営業コール
おっとお ここはまだ社名変更手続していない。
まだ終わっていない・・・ 社名変更手続き・・・
今日は月末∧金曜日です。
取引先からの売掛金の回収が、
月末締め翌月末銀行振り込み支払というサイトが一般的なので、
当然、銀行口座の出入りがちょっとにぎやかです。
1件ずつきちんと金額を確認して、業務処理の情報を更新します。
振込手数料はいろいろですが、
確か過去に￥1050-という振込手数料を差し引いかれた入金があった気がします。
どこの金融機関だったか失念しました。
会社のメインバンクが信用金庫さんなので、月末は窓口は激込みです。
窓口の手続きはなるべく月末を避けた方が無難です。
当然、振り込み手続きも登録口座へ１件ずつ確認して行います。
振り込みは、なるべく手数料のお安いIBを利用します。
会員になって、振り込み手数料も会員価格で利用しています。
記帳と現金の引き出しにATMを利用する場合は、１５時過ぎがすきます。
どうしても、後後窓口の受領印のある領収書が必要な振り込みは伝票を書かなくてはいけないので、
すこし面倒です。（でもかならず何件かは発生するんですよね～～）
１箇月先までなら振込予約もできますので、取引先への振り込みやお給料の振り込みは予約を利用します。
月末にややこしい計算を伴う急ぎの社内手続きを依頼されると、けっこうシビアです。
会社の給与計算
「月末締め計算翌月末支給」
月末までの情報を元に、各自の給与の計算をします。
各自登録の銀行口座への入金予約手続きを行います。
給与明細は、PDF化して、アタッシェケースで暗号化PWロック
PWは、EXCELを使って、明細ごとに乱数発生させて作ります。
明細のファイル（PWロックされたアタッシェケースのファイル）を、社内メールに添付して各自に送付
PWは、別のルート送信手段を利用して、各自に伝達します。
セキュリティ管理のためとはいえ、結構な手間です。
昨日から、会社用の「とある資格審査」の手続きのための書類を揃えています。
このたぐいの手続きでは、３か月以内に取得した原本が必要な場合がほとんどです。
が、今回は珍しく、公的書類は「鮮明な複写」であればOKとのこと
原本が手元に無かった、「納税証明 その３の３」税金の未納が無いことの証明 だけ本日取得に行ってきました。
ちなみに、税務署の窓口で支払った手数料は、１通￥４００－でした。
頻繁に取得する公的証明書の例
○登記所で取得可能な証明書
印鑑証明 １通￥５００－
登記事項証明書（会社謄本） １通￥１､０００－（１０枚を超えると加算されるようです。）
○財務諸表は、よほどのことが無い限り、社内で作成した書面でOKの場合が多いですね。
（銀行さんとかは、きっちり税務署の受領印があるものの原本を提出させてあちらで複写されます！！！）
ソフトやさんの総務のお仕事を始めてはや＊＊年
総務としての業務知識が皆無に等しく、パッケージソフトといわれる業務ソフトと
士業といわれるアウトソーシング先の担当者の方には大変お世話になりました。
そして、自社内のシステム・・・・
いわゆる当社で言うところの、「業務処理」というところです。
まず、２００３年にWORD・EXCEL等をかじって、マンパワーで請求処理・掛金管理などを行おうとした私がパンクしました。
ええそうです。わけがわからなくなってきたんです。
どだい私一人が頭で処理できるデータ量なんて知れてるんです。
そこで、ありがたい「業務処理」をソフトやさんが作成してくださいました。当社仕様で。
これで、いちいち請求書の宛先を確認しなくていいし、
新規発行なのか再発行なのか、入金日はいつなのか？
支払先はどこで、いつで、いくらなのか？
なんていちいち担当者に確認しなくて済むようになりました。
「え～～～？」たったそれだけのことができないの？毎回担当者に確認すれば済むじゃん！
なんて言わないでください。
毎月毎回毎週毎日 同じ内容を人に確認するんですよ。
ソフトの開発してる人なんて忙しいのに、まともに答えてくれませんよ。
「やっといて！」でお客様に請求書は届かないし、
当然お客さんは支払ってくれないんですよ。
知ってました？
コンピュータは、実に辛抱強くまじめに情報を覚えていてくれます。
担当者のPさんが入力した情報を素直に総務に教えてくれます。
何て素晴らしいパートナーなんでしょう。
ということで、当社の業務処理が最初にリリースされてから、はや７年もたったんですね。
ソフトやさんが、いろいろな機能も追加してくださっています。結構便利に使えますよね。
・・・・・・が、一向に進歩しない手続きが１つあるんです。そう、あそこです。
「各種雛型ダウンロード」のページ
ひどい、ひどい、と言われ続け、最近では「あ～ぁ」というため息の元に綴じられるリンク切れ画面。
何とかします。
ソフトやさんに相談すると、「CSSを使って作成するとよい！」という回答が返ってきましたので、
やってみることにしました。
今月のオフィスの電気代の請求書が管理事務所からやってきました。
冬！なので、８万円弱・・・・
普通の事務所形態なのに、とおおおおおってもPCが多くて、
毎年ほとんど暖房を入れる必要が無い・・・
でも、この電気代・・・
PC管理者のみなさん。少しだけ省電力にご協力いただけないものでしょうか・・・
朝一番で、２０代S君から電話が入りました。
先週末どうも体調が変な感じが見受けられましたが、やはり「インフルエンザA型」
今日診断してもらったら、峠は越えているのでタミフルも処方してもらえないとのこと。
お大事に・・・
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月曜の午前中に社内ミーティングを行うことになりました。
今日は、第一回 ６名参加です。
Meetingの名前も決まりました「GGSU」
リーダー・若手社員etc なかなか前向きな発言
リーダーからのアドバイス
「自分が感じる限界からもう一歩踏み込もう。結構行けるもんです。」
「先輩からなにか頼まれたら確認する点」
- おかね
- スケジュール
- なんで？
「自分できちんと決めて依頼を受けましょう。」
今週１週間でこなすときめた各自の自分への宿題を明確にして次回へと・・・
来週も月曜日にmeetingです。
いいお天気の日曜日です。これから、ソフトやさんの総務の日々をつらつらと綴っていきます。ソフトやさんのソフト開発業務の周りの出来事・・・ いろいろあるのか？ないのか？ いろいろと目についたこと、感じたことを書きたいと思います。