カテゴリー: Pマーク

「忘れていたころに!」Pマークの認定通知が届きました。

何か、不具合があって、止まっているのか不安になりかけた頃です。

今度は、契約書とアンケートを返送して、
利用料を振り込んで、(3)の№が入ったロゴ「待ち」です。

JIPDECの審査員からメールが届きました。

*******以下引用

早速ですが、すべての指摘事項に対する改善が完了したことを確認致しました。
報告書を纏め、審査会に上申致します。

*******引用終わり

JIPDEC内での手続きに入ったようです。

よろしくお願いします。

早っ!! 先日JIPDECに郵送した改善事項についての、再指摘事項がメールで送信されてきました。

WEBの動きを変更したものの、ハードコピーの添付を忘れていたことと、
リンク先や「明記」ということの判断が曖昧だったことが指摘されました。
WEBでの直接収集は、動きとリンク先が簡潔でなければなりません。

フッタに書いてあることは、「明記ではない」 とのことです。

事故時報告先は、経済産業省の広報窓口(問合せ先を教えてくれるところ)では、NGです。
広報窓口に電話して、問い合わせてみました。
3回転送されて、業種を聞かれて、報告先を教えてもらえました。
なんだ!早く電話して聞けばよかった!(いつも思うことです。)

今回は、納期が1カ月です。早めに行動します。

指摘事項はお約束通り、1週間で手元に送付されてきました。
大きな括りで、9つの指摘があります。
同時に送られてきたメールに、WORD文章と指摘事項対応一覧の雛型EXCELが添付されていました。
今回の現地審査では、「今回の指摘事項に対する対応で、是非!御社のお力を発揮してください!」
なんて、モチベートをされてしまっています。締め切りまで、あっという間の、3か月です。

ここから、「代表者による見直し」という会議で、指摘事項に対する、代表者の承認やら対処方法の立案やらその承認やらを協議し、書類を作ります。
(これは、6月10日に会議を行いました。)
なんともお粗末な、チェック漏れを指摘されていたりして、恥ずかしい限りです。
こちらも、根本的な原因と対処方法を求められています。
指摘事項対応措置を施し、エビデンス(議事録・点検結果報告表)をとって、
(ここが大事なようです。点検結果だけではなく、それに対する報告が必要なようです。)
社内規定も改訂します。

指摘事項についても、わかりやすく、表現されていたので、
なんとか、2カ月で、社内対応を実施することができました。
具体的な事項は、また後日・・・・

6月3日(木)Pマークの現地審査が行われました。

JIPDECから2名の審査員が、来社され、当社のPMSの内容と実施状況などを精査しました。

10時から 代表者へのインタビュー から始って、

あらかじめメールでいただいたとおりに淡々と机上チェックがはいります。

分刻みで、物事がスケジュールどおりに進みます。

前回の当社の産みの苦しみぐだぐだPSMから、是正に是正を重ねた状況が、

はたして、すっきりするのか???

会議室から、執務室へ

各人が利用しているPCの状況を実地でチェックされます。

現場のネットワーク環境、PCのセキュリティ状況は、合格だったようです。

スケジュールどおりに、ことは運び、是正処置もある程度見えてきた段階で、お開きとなりました。

判断、お持ち帰りとなった件もありますが、是正処置として、作業はなかなか、ボリュームがありそうです。

明らかに見えているものもありますので、早速作業に取り掛かることにします。

一つ一つを、漏れなくチェックし、漏れなく対応していくことは、

システム・プログラム開発では、当然のことですよね。

日々、それをこなしている皆さんの状況を少しだけ味わうことができます。

今週中には、書面が発送→書面の日付から3か月以内での対処(正式版納期)となります。

対処は、手順の策定だけではなく、原因分析・文書化・エビデンスが必要になります。

遅くとも、来週からは本格始動です。

JIPDECの担当者からメールが来ました。

(各工程ごとに連絡してくださる担当者が違うようです。このタイミングで連絡くださった方は、前回2年前と同じ方のようです。)

【日時】  平成22年6月3日(木)10:00~17:00 【場所】事務所

前回に比べて、審査内容や用意する書類・エビデンスなどが詳細に記載されています。

内容を精査して、滞りなく準備したいと思います。

Pマークの現地審査の日程調整伺いのメールが届いた。

4/9 に届いたので、宅配便を配送してから、2週間というところ??

JIPDECの方は、口調はあくまでも丁寧。

****************以下、抜粋

日本情報処理開発協会の○○○○と申します。

このたびは、プライバシーマークの更新申請を頂きまして、

ありがとうございます。

現地審査日程調整のお願いの件でご連絡させていただきました。

以下に審査に関する要件と、お訪ねする日取りの候補をご提示致しますので、

お忙しいところ恐縮ですが、御社内でご調整の上、4/16(金)までに審査希望日

と希望開始時刻をご回答いただけないでしょうか。

※ご回答は、このメールへの返信でお願い致します。

*****************以上、抜粋

当然、ひな型に埋め込んでいるはずだが、丁寧な口調なので、当たり障りの無い感じ。

今日、4/12に、希望日付と開始時間を10時にしてほしい旨、返信メールしました。

****今回は、現地審査の場所が最初から高田馬場事務所になっていました。うむうむ。

現在までの、Pマーク更新手続きの流れです。
*3月28日(日)に申請書類を宅配便出荷
*4月5日(月)JIPDECの担当者からのメールで、
3月29日に受領している旨、連絡あり

*本日4月7日(水)書面到着(郵送)

「審査資料受領のお知らせ」と「請求書」

審査資料は、4月1日(木)に受領したと記載してありました。

当社は、「情報サービス・調査業」「中規模」にあたります。

現地審査の日程の連絡は、後ほどです。(前回は、メールが送信されてきました。)

⇒審査料の振り込み手続きをとりました。今回は¥50,000-!!!

Pマークの更新申請をしました。

当社は、JIPDECに申請します。

初回申請から、はや2回目の更新です。

2年に一度の更新って、早いです。

前回の更新は、JIS規格の2006対応をして初回の申請だったので、

ほとんど、初回申請と同様の手続きとなりました。

JIPDECから現地審査にいらっしゃった審査員の方と

コミュニケーションをとるのがなかなか難しく、苦労しました。

今回は、どうなるでしょうか?

前回は、申請書類を提出してから、現地審査まで2ヵ月半くらいかかりましたから、

今回は、6月半ばくらいの現地審査かと思われます。

それまでの間に

審査料の請求が届いて、支払いを行い、

JIPDECで文書書類の審査が行われ、結果が文書で通知されてきます。

こちらを対応しつつ、現地審査に臨みます。

(ちなみに、文書審査と現地審査でJIPDECは別の担当者にするようです。)

今回の申請書類の提出は、宅配便で行いました。

書類一式をそろえてみると、なかなかのボリュームです。

これからまた、更新手続きが始ります。

Jipdecから、以下のようなメールが届いた!!

抜粋****

さて、貴社とのプライバシーマーク使用契約の有効期間が 2010/07/10 をもって満了となります。

更新申請をされる場合には、2010/03/10~2010/04/10 が貴社の申請期間となります。(プライバシーマーク付与認定の有効期間の満了前、4ヶ月以内3ヶ月前まで)

 使用契約の有効期間内に更新認定の手続きを行うために、申請受付が開始しましたら、出来るだけ早めに更新申請をお出し下さいますよう、お願い申し上げます。

***抜粋終了

なるほど。

前回申請時の反省を踏まえ、今回は、さっそく取り掛かることにしよう。

しかし・・・ 有効期間短かっ!!

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